hoe ik mijn offertes maak (en goedgekeurd krijg)

Inmiddels onderneem ik anderhalf jaar fulltime en deed ik het al een paar jaar naast mijn kantoorbaan. Ik heb al aardig wat offertes uitgebracht en daar heb ik heel veel in geleerd. Waar ik eerst gewoon een enkel A4’tje verstuurde met ‘teksten schrijven’ voor €500, stuur ik nu iets héél anders. En ik weet dat het een beetje een taboe is om te zeggen dat dingen goed gaan, maar, eh, ja, ik ben niet zo van de taboes. Het gaat hartstikke goed en 9 van de 10 offertes worden goedgekeurd. (Nee, da’s niet omdat ik werk voor een appel en een ei. Integendeel.)

Aangezien ik zelf heel graag heel veel dingen had willen weten (ja, achteraf weet je alles van tevoren) toen ik echt serieus begon met ondernemen, deel ik graag wat ik heb geleerd. Hoe ik werk. En dat is niet per se de beste of enige juiste manier, het is gewoon mijn manier. Haal eruit wat je handig vindt en doe ermee wat je wil. 🥰

Goed, die offertes dus. Veel van mijn klanten komen via sociale media en dan met name Instagram. Ik laat daar dan ook graag zien wat ik doe en hoe ik het doe, voor wie ik werk en wat ik precies schrijf. Een ander groot deel komt dankzij aanbevelingen — ze zagen me ergens voorbijkomen als tip of iemand heeft letterlijk gezegd: “Bel Lenn, die is goed”. Het zijn dus geen koude leads die ik een offerte onder de neus schuif.

TIP: worstel je met je offertes en je prijzen? In de training Wat moet dat kosten dan? leer je methodes om je passende en ideale prijzen te bepalen, hoe je ze strategisch én met vertrouwen communiceert en je blokkades op geld verdienen op te heffen. Na betaling ploft de pdf met meer dan 90 pagina’s op je digitale deurmat, dus als je doorwerkt, kan je binnen een dag al meer verdienen! 🚀 Je koopt ‘m hier.

Dit staat er in mijn offertes

Mijn offertes zijn altijd best wel uitgebreid. Ik stop er veel moeite en tijd in en dat is echt niet voor niks. Hier laat ik je zien waar mijn offertes uit bestaan. En ja, dit zijn screenshots van echte offertes. Wel geanonimiseerd, zo ben ik dan ook wel weer. Oké, komt ‘ie.

Ik maak het voorblad altijd met elementen van de potentiële klant. Heeft het bedrijf nog geen website of huisstijl, dan haal ik bijvoorbeeld beeldmateriaal van hun Instagramaccount of ik voel daar aan wat de stijl is en pak een passende afbeelding van een website als Pixabay of Unsplash. Ik vul het aan met mijn eigen huisstijl: de drie bollen met mijn kleuren, de lijn onderaan en mijn logo. Verder staat er voor wie de offerte is, van wie en waar het over gaat.

Mensen vinden het fijn te zien dat je moeite stopt in een offerte en ik vind het ook heel leuk, dus, winning. Wil natuurlijk niet zeggen dat je het nu precies moet doen zoals ik het hier doe. Geef er vooral lekker je eigen draai aan. Maar dat geldt voor alles.

Op het tweede blad schrijf ik wat ik voor ogen heb. Wat voor tone of voice vind ik passend, welk taalniveau, korte zinnen, woordgrapjes of juist helemaal niet? Ik denk hierin al enorm mee. Ik leg ook uit wat mijn werkwijze is, hoe het proces eruitziet, wat ik nodig heb van de opdrachtgever, hoe we de content kunnen verspreiden.

Zou je mijn offerte aan een andere copywriter geven, dan zou zij of hij er serieus vrijwel meteen mee aan de slag kunnen. Dus, ja, ik steek veel tijd en energie in mijn offertes en ik geef hier al veel waarde weg. Zie ik dat als een risico? Nee. Mijn schrijfstijl is uniek, ik weet wat ik kan en als iemand niet voor mij kiest, vertrouw ik erop dat hier niets mee gebeurt. Plus: deze moeite betaalt zich zo vaak terug, dat ik het me wil en kan veroorloven.

De laatste pagina is altijd de prijsopgave. Je vindt hier precies wat je krijgt voor je geld. Meestal vind je hier nog een aanvulling op mijn werkwijze en staan hier de bonussen die ik weggeef. Mensen weten vaak niet eens dat ze die dingen graag willen, totdat ik het ze aanbied. 😄 Voor mij is dat bijvoorbeeld de tekst voor een 404-pagina of ik promoot je in mijn stories op Instagram (als dat relevant is, anders is het een bonus van niks). Verder vind je een toelichting over de aanlevering van de teksten (wanneer en wanneer krijg ik de feedback), soms stip ik extra aan dat bepaalde dingen niet inbegrepen zijn (‘wil je ook een passende bio voor Instagram, dan betaal je €50’) en tot wanneer de offerte geldig is.

Op Instagram vroeg ik of of mijn volgers dingen wilden weten en dat wilden ze wel. Deze vragen kwamen binnen via de vraagsticker in mijn stories.

Waarin maak jij je offertes?

Ja, nou ja, ik doe dit dus niet in een of ander fancy boekhoudsysteem. Ik maak mijn offertes in Pages, wat volgens mij nog steeds alleen te gebruiken is als je een Apple-gekkie bent. Met Word kan ik precies niks, terwijl Pages me helemaal los laat gaan met creativiteit en gebruiksvriendelijkheid. Ik dupliceer de offerte ervoor en pas hem netjes aan.

Heb je een standaard format of vlieg je iedere (potentiële) opdracht als nieuw aan?

Een beetje van allebei. Het format in Pages kan ik altijd opnieuw gebruiken, al maak ik ze wel altijd op met elementen van het bedrijf dat de offerte aanvraagt.

Maak je altijd een uitgebreide offerte?

Nee, ik maak zeker niet altijd een offerte. Ik ben gek op efficiëntie (al heb ik ook daar nog een hoop te verbeteren, no worries) en het maken van mijn offertes duurt best wel lang. Een paar dingen die ervoor zorgen dat ik niet meteen met een rekenmachine en pen in de mond in de startblokken sta:
• een mail met nog tien copywriters in de cc
• er staat niets in de mail dat erop wijst dat ‘ie speciaal voor mij is: geen naam, geen ‘ik kreeg je gegevens van…’ of ‘ik las op je website dat…’
• ik heb geen idee van wat iemand precies wil, behalve ‘bovenaan komen in Google’ (en die belofte doe ik nooit)
• de klus is écht niks voor mij

Zo los ik dat op:
• heb ik behoefte aan meer informatie, dan vraag ik daarnaar of bel ik de potentiële klant op — je merkt dan gauw genoeg of iemand écht interesse heeft of alleen nog maar naar prijzen aan het vissen is
• in het geval van de echte prijshopper (die heel veel mensen tegelijkertijd mailt), vraag ik wat het budget is en/of zij of hij de prijzen op mijn website heeft gezien — ligt het uit elkaar, dan komen we daar niet uit
• ik geef eerlijk aan dat de klus niks voor mij is en verwijs iemand door naar een andere copywriter

Als je een offerte maakt met verschillende pakketten en de opdrachtgever geeft akkoord op een paar opties, maak je dan een nieuwe offerte met de akkoord-opties?

Zelf doe ik dit nooit zo, maar wat ik in dit geval zou doen is een opdrachtbevestiging maken. Een nette pdf (of desnoods in een mail, als het maar zwart op wit staat) maken waarin je schrijft wat je hebt afgesproken. Dus de opties waarop de opdrachtgever akkoord heeft gegeven, de prijs die erbij hoort en alle andere afspraken die je gemaakt hebt. En natuurlijk een akkoord op je algemene voorwaarden.

Lees meer over deze training (pdf, boordevol praktische opdrachten en inzichtgevende vragen) door op de afbeelding te klikken. Goed om te weten: na betaling ploft-ie direct op je digitale deurmat, dus je kan direct beginnen en morgen al je ideale tarief vragen. 🔥

Hanteer je verschillende prijzen voor verschillende opdrachtgevers?

Nu wel, omdat ik in tarief omhoog ben gegaan en een aantal opdrachtgevers nog tot een bepaalde datum profiteren van het lagere tarief. Maar het is niet zo dat ik voor een kleinere ondernemer minder vraag dan voor een groot bedrijf, omdat ik simpelweg vraag wat ik mezelf waard vind. Daarom vind ik het ook onzin als mensen zeggen dat ‘je te weinig gevraagd hebt’ als je offerte in één keer wordt goedgekeurd. Ik ben blij met wat ik vraag en krijg. Ben ik dat niet meer, dan moet ik mijn tarief verhogen. (Als ik daar ook reden voor heb, zoals het leren van nieuwe dingen, het volgen van een cursus, meer waarde toevoegen.)

Noem je alleen een totaalbedrag of juist helemaal uitgesplitst?

Ik splits het uit als ik daar een reden voor heb. Soms doe ik dat als het echt om verschillende dingen gaat, zoals het schrijven van webteksten, het schrijven van de tekst op een productlabel en het schrijven van e-mails. Gaat het echt om één ding, dan splits ik het niet per stukje. Wat ik wel altijd doe: erbij zetten wat mensen krijgen voor hun geld. En daar zet ik dus vooral ook de bonussen neer.

Een voorbeeld:

Wil je altijd een (schriftelijke) bevestiging voordat je aan het werk gaat?

Ja. En ook een beetje nee. Is het de eerste keer dat ik voor iemand werk, dan wil ik zeker weten dat het goedgekeurd is. Heb ik al vaker met iemand gewerkt en stemmen we daar in de eerste fase steeds de prijs voor af, dan is het ook prima als iemand aan de telefoon zegt dat het akkoord is. Maar ik ga in het begin dus zeker niet zomaar aan het werk.

Laat jij mensen een aanbetaling doen?

Nee, dat doe ik eigenlijk vrijwel nooit. Wel als mensen er zelf om vragen, om zo de betaling te spreiden. Maar ik werk met mensen die ik vertrouw en, even afkloppen, ik ben nog nooit niet betaald. Ik doe het niet, omdat het mij geen fijn gevoel geeft én omdat ik het fijn vind om achteraf betaald te krijgen voor mijn werk. Dat motiveert mij het meest.

Wanneer stuur jij een reminder als je nog geen reactie hebt? ‘Deze offerte is 14 dagen geldig’ maakt tot nu toe weinig indruk op mijn toekomstige opdrachtgevers. En ik wil gewoon aan de slag. Nu!

Ik stuur eigenlijk nooit reminders. Negen van de tien keer zijn mijn offertes binnen de termijn (die overigens varieert) goedgekeurd. Zo niet, dan is dat ook prima. Een enkele keer vraag ik na of iemand de termijn niet uit het oog verloren is, omdat ik op het punt sta een andere klus aan te nemen en mijn agenda dan weer vol zit. Ik haal echt nul lol uit iemand alsnog overhalen met mij te werken, dus ik doe dat niet. Ik denk dat je voor een copywriter moet kiezen die bij je past, die een schrijfstijl heeft waar je blij van wordt. En als je voor de goedkoopste gaat, dan ben ik dat sowieso niet.

Wanneer factureer jij? Ik wacht soms maanden op mijn geld als de klant geen feedback geeft en de klus niet wordt afgerond!

Ha, misschien ook een leuke om eens over te schrijven! Als creatief kan dat lastig zijn als je afspreekt dat je factureert als je de klus helemaal hebt afgerond. Daarom spreek ik altijd af wanneer ik de tekst aanlever en wanneer ik feedback krijg. In mijn algemene voorwaarden (die stuur ik altijd mee met de offerte!) staat dat ik het recht heb tussentijds te factureren, want het is soms gewoon écht onhandig als de betaling van een klus van een paar duizend euro steeds verder naar achteren schuift. (Zorg daarom altijd voor een ‘noodpotje’, maar da’s voer voor een andere blogpost.) Ik wil nooit overkomen als iemand die heel erg op het geld zit te wachten, maar soms overleg ik wel. Ik stuur sowieso nooit zomaar facturen — ik check altijd of het oké is. Zijn er nog vragen? Is de klus voor de ander ook helemaal afgerond? Dan pas stuur ik de rekening. Is de klus nog niet klaar en duurt het me op een gegeven moment écht te lang? Dan mail of bel ik en vraag ik of het oké is om alvast een deel in rekening te brengen. Dit heb ik pas twee keer gedaan (bij klussen die uiteindelijk langer dan zes maanden duurden) en het werd heel goed ontvangen.

Bedankt voor de leuke vragen! Heb jij nog vragen over ondernemen, schrijven, mijn hond, hoe je me inhuurt of nou ja, wat je maar wil? Laat ze achter in een reactie, stuur me een mail, dm me op Instagram of kijk maar even wat je doet. Dan schrijf ik daar misschien ook een blogpost over. Wat ik tot nu toe schreef over ondernemen, vind je hier.

Heb je vragen over je website en heb je wel oren naar tekst- en conversietips? Boek dan copy koffie of lees eerst wat degenen die jou voorgingen ervan vinden.